Việc xây dựng phần mềm Dự án được xem là bước hiện thực hóa quan điểm chỉ đạo của Đảng tại Nghị quyết số 13-NQ/TW, ngày 16/01/2012 Hội nghị lần thứ 4 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) về xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ đã xác định “Công nghệ thông tin là một trong những hạ tầng quan trọng của quốc gia, vừa là ngành kinh tế - kỹ thuật, vừa là ngành hạ tầng mềm phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng và chủ quyền”; Nghị quyết 36a-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế có nêu quan điểm và mục tiêu: “Công nghệ thông tin là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế, góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đảm bảo phát triển nhanh, bền vững đất nước”; Chương trình hành động số 32-CTr/TU, ngày 20/8/2013 của Tỉnh ủy về thực hiện Nghị quyết số 25-NQ/TW Hội nghị Trương ương 7 (khóa XI) “Về tăng cường và đổi mới sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác dân vận trong tình hình mới” đã xác định: “Vận dụng công nghệ thông tin để quản lý việc tập hợp, phát triển đoàn viên, hội viên và từng bước khắc phục trường hợp “trùng lắp” danh sách đoàn viên, hội viên các đoàn thể”.
Vì sao phải xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên? Qua khảo sát thực tế tại các đơn vị, địa phương, cho thấy thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Ban Dân vận cấp ủy, các đoàn thể từ tỉnh đến cơ sở còn nhiều hạn chế. Các nơi gần như chưa quan tâm phát huy thế mạnh của công nghệ thông tin vốn là công cụ phát triển nhanh và hiệu quả, những phương thức tuyên truyền, vận động, tập hợp,... Mức độ tin học hóa ở các đơn vị, địa phương còn thấp, nhất là Khối Dân vận xã, phường, thị trấn gần như chưa được trang bị máy vi tính đầy đủ hoặc nếu có cũng đã cũ, cấu hình thấp, sửa chữa nhiều lần. Nhiều tổ chức đoàn, hội ở xã phải sử dụng chung một máy vi tính, từ đó chỉ công việc đơn giản là biên tập, soạn thảo văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành cũng gặp nhiều khó khăn và hạn chế. Các tổ chức đoàn, hội trước đây quản lý đoàn viên, hội viên ở cấp cơ sở chủ yếu bằng phương pháp thủ công, sổ sách là chính, không xử lý được các trường hợp “trùng lắp”, không đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển và thay đổi liên tục trong thực tế.
Trong khi với điều kiện công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng như hiện nay, việc quản lý, thống kê số lượng đoàn viên, hội viên thông qua hệ thống máy tính và internet là phương pháp nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất, nếu thực hiện được việc tin học hóa số liệu thống kê của các đoàn, hội thì chỉ có phần mềm Dự án mới thực sự phục vụ đắc lực cho việc quản lý đoàn viên, hội viên từ cơ sở của xã, phường, thị trấn đến các ngành và hệ thống Ban Dân vận các cấp ủy từ huyện đến tỉnh.
Xuất phát từ thực trạng đặt ra vấn đề, kết hợp với đặc tính ưu việt của tin học, Dự án do Ban Dân vận Tỉnh ủy chủ trì đã đề ra giải pháp xây dựng phần mềm,cập nhật cơ sở dữ liệu để giải quyết bốn vấn đề cơ bản sau đây một cách thuyết phục:
Thứ nhất, xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên trong Dự án nhằm giúp Khối Dân vận xã, phường, thị trấn, các đoàn, hội, Ban Dân vận cấp ủy thống kê số người tham gia vào tổ chức đoàn, hội; xử lý chính xác số liệu đoàn viên, hội viên “trùng lắp”; quản lý, tổng hợp được số liệu, thống kê chính xác số người tham gia tổ chức đoàn, hội, lưu trữ thông tin chi tiết của các đoàn viên, hội viên một cách khoa học, tập trung nhất quán, phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin, thống kê được nhanh chóng. Sau khi nghiên cứu phân tích, lựa chọn kỹ thuật công nghệ, thiết kế giải pháp kỹ thuật, bắt đầu từ tháng 10/2015 đến tháng 12/2015 Dự án đã xây dựng và hoàn thành phần cấu trúc và các chức năng chính của phần mềm, trong đó đã thiết lập hàng loạt các nhóm giải pháp như: Giải pháp thiết kế phần mềm có phân cấp quản lý từ tỉnh đến cơ sở, mỗi cấp sẽ được phân cấp một tài khoản và quyền sử dụng phần mềm tương ứng với cấp quản lý. Sử dụng số chứng minh nhân dân làm “điều kiện” để xử lý dữ liệu trường hợp “trùng lắp” đoàn viên, hội viên. Giải pháp kỹ thuật công nghệ phần mềm được xây dựng trên nền tảng nguồn mở với ngôn ngữ lập trình chính là PHP và cơ sở dữ liệu là MySql.
Phần mềm có nhiều chức năng. Trong quản lý đoàn viên, hội viên, có chức năng thêm mới đoàn viên, hội viên dành cho tổ chức đoàn, hội quản lý trực tiếp đoàn viên, hội viên, thông tin của đoàn viên, hội viên có 17 trường, phần mềm sẽ xử lý được trường hợp “trùng lắp” đoàn viên, hội viên bằng số chứng minh nhân dân. Khi kiểm tra đoàn viên, hội viên đã tham gia những tổ chức nào và nếu có thì lấy thông tin đoàn, hội viên đó lưu vào phần mềm giúp cán bộ quản lý tiết kiệm thời gian. Chức năng quản lý thông tin đoàn viên, hội viên giúp cán bộ quản lý điều chỉnh thông tin đoàn viên, hội viên, cập nhật tình trạng đoàn viên, hội viên hiện đang sinh hoạt, chuyển đi hay ngưng sinh hoạt,… Chức năng tìm kiếm đoàn viên, hội viên giúp cán bộ quản lý từ tỉnh đến cơ sở tìm kiếm đoàn viên, hội viên trong phần mềm theo yêu cầu của các trường thông tin đã lưu. Chức năng thống kê giúp cán bộ quản lý thống kê đoàn viên, hội viên theo từng cấp từ tỉnh đến cơ sở, tìm ra được số người tham gia thực tế vào phần mềm và theo từng tổ chức của từng cấp quản lý.
Thứ hai, từ tháng 5/2016 đến tháng 3/2017, bắt đầu cập nhật dữ liệu vào phần mềm. Quá trình thực hiện này phát sinh nhiều khó khăn trong thực tế do ảnh hưởng hệ quả quản lý đoàn viên, hội viên cả một thời gian dài trước đây. Dữ liệu đoàn viên, hội viên rất nhiều nhưng phải nhập nhiều trường thông tin, dữ liệu giấy viết tay, bản chụp (photo) khó đọc, cập nhật phương pháp thủ công tiến độ chậm. Cuối cùng việc nhập liệu cũng hoàn thành với kết quả cơ bản. Tổng dữ liệu đối chiếu và nhận của các đơn vị là: 500.757 đoàn viên, hội viên, trong đó dữ liệu đánh máy 335.361 chiếm 66,97%, dữ liệu viết tay 165.396 chiếm 33,03%, dữ liệu đúng đã nhập và được lưu trong phần mềm 386.486 chiếm 73,59%, dữ liệu sai và trùng thông tin 132.271 chiếm 26,41%, dữ liệu đánh máy do các đơn vị gửi sai thông tin 90.815, dữ liệu viết tay do các đơn vị gửi sai thông tin 41.456. Các dữ liệu này đã được đánh máy lại thành file Excel. Sau khi tập huấn, các đơn vị cấp xã tiếp tục rà soát lại dữ liệu và cập nhật vào phần mềm.
Thứ ba, về tập huấn sử dụng phần mềm, từ ngày 19/4/2017 đến ngày 04/5/2017, Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông phối hợp Ban Dân vận các huyện-thị-thành ủy tổ chức 9/9 lớp, gồm 07 lớp tại huyện, 02 lớp tại thành phố Trà Vinh. Thành phần tập huấn theo thông báo triệu tập của Ban Dân vận Tỉnh ủy là cán bộ trực tiếp phụ trách tin học của Khối Dân vận xã, phường, thị trấn; chuyên viên Văn phòng Ban Dân vận Tỉnh ủy và Ban Dân vận huyện-thị-thành ủy; chuyên viên phụ trách tin học tại 05 tổ chức đoàn thể chính trị-xã hội và 03 hội quần chúng cấp tỉnh và huyện, tổng cộng có 216 người tham dự. Nội dung tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kết hợp thực hành trên máy tính được chuyên viên của Trung tâm triển khai hướng dẫn theo hệ thống, cấu trúc của phần mềm, khai thác, quản lý nguồn dữ liệu thông tin hội viên đã lưu trữ trên phần mềm.
Thứ tư, về hiệu quả thực tế, phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên đã góp phần nâng cao hoạt động của tổ chức đoàn, hội, quản lý chính xác số liệu, lực lượng đoàn viên, hội viên tham gia; tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc; thông tin đoàn viên, hội viên đã được quản lý nhất quán từ tỉnh đến cơ sở, đảm bảo 100% đoàn viên, hội viên được quản lý tập trung và không bị trùng lắp; dữ liệu tập trung, an toàn, giúp tra cứu thông tin, thống kê được số lượng đoàn viên, hội viên nhanh chóng./.
Bài, ảnh: Diệu Linh