Qua triển khai hướng dẫn các bước xây dựng đề án, nhìn chung nhận thức về việc xây dựng đề án và phương pháp, cách thức, quy trình hoàn thiện một đề án khá rõ nét. Việc xây dựng đề án có căn cứ pháp lý và quy định từ Luật Cán bộ, công chức, Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, ngày 22/4/2013 “Quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức”, Hướng dẫn số 04-HD/BTCTW, ngày 12/9/2016 của Ban Tổ chức Trung ương, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị được cấp thẩm quyền ban hành. Tại các văn bản làm căn cứ pháp lý xây dựng đề án nổi bật quan điểm chung: Theo chủ trương của Đảng, Nhà nước về đẩy mạnh chế độ công vụ, công chức và tinh giản biên chế; có tính kế thừa những ưu điểm và khắc phục nhược điểm trong quản lý cán bộ, công chức, viên chức thời gian qua, có sự tham gia tích cực của cán bộ, công chức, viên chức; nâng cao chất lượng thực hiện nhiệm vụ, công việc thường xuyên và đột xuất của cơ quan, đơn vị; thực hiện từng bước để áp dụng mô hình quản lý công chức gắn với vị trí việc làm ở cơ quan. Cụ thể hóa những quan điểm chỉ đạo của Đảng như sau:

Nghị quyết số 17-NQ/TW, ngày 01/8/2007 Hội nghị lấn thứ năm Ban Chấp hành Trung ương (khóa X) yêu cầu: “Xác định rõ vị trí, cơ cấu và tiêu chuẩn chức danh công chức trong cơ quan nhà nước để làm căn cứ tuyển dụng và bố trí sử dụng cán bộ, công chức”. “Đổi mới chế độ tuyển dụng và quản lý cán bộ, công chức. Tuyển dụng cán bộ, công chức phải căn cứ vào nhu cầu, vị trí, cơ cấu và tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức. Thông qua việc thi tuyển, sát hạch, kiểm tra để tuyển dụng cán bộ, công chức đủ phẩm chất và năng lực vào làm việc trong bộ máy. Khắc phục tình trạng vào cơ quan rồi mới đưa đi đào tạo và chủ yếu là đào tạo tại chức”. “Việc đánh giá, phân loại cán bộ, công chức phải căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao”. “Trong bố trí, phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức cần đảm bảo sự ổn định chuyên môn hóa, đồng thời có sự điều chuyển cần thiết để đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và phòng ngừa tiêu cực”. “Giảm cấp phó trong bộ máy”… “Để khắc phục tình trạng quá nhiều cấp phó trong cơ quan hành chính, trước hết cần tập trung đổi mới phương thức, lề lối làm việc của các cơ quan; giảm hội họp, phân định rõ trách nhiệm của tập thể và người đứng đầu cơ quan”.

Kết luận số 37-KL/TW, ngày 02/02/2009 Hội nghị lần thứ chín Ban Chấp hành Trung ương (khóa X) “Về tiếp tục đẩy mạnh chiến lược cán bộ từ nay đến 2020” xác định: “Chất lượng đội ngũ cán bộ còn nhiều mặt yếu; cơ cấu mất cân đối; thiếu cán bộ quản lý giỏi, cán bộ đầu ngành, cán bộ có trình độ cao, có khả năng dự báo, xử lý tốt những vấn đề phức tạp nảy sinh”. “Mới tập trung nhiều vào đối tượng quản lý, chưa chú trọng đúng mức, toàn diện đến các đối tượng cán bộ khác”. “Quy hoạch cán bộ chuyên môn”. 

Kết luận số 64-KL/TW, ngày 28/5/2013 Hội nghị lần thứ chín Ban Chấp hành Trung ương (khóa XI) “Một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, hoàn thiện hệ thống chính trị” xác định: “Về biên chế, cần tăng cường kiêm nhiệm một số chức danh trong các tổ chức của hệ thống chính trị”. “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có số lượng hợp lý, có phẩm chất chính trị, đạo đức, trình độ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ ngày càng cao, đáp ứng được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chính trị”. “Xây dựng đội ngũ chuyên gia giỏi, nhất là đội ngũ cán bộ, công chức tham mưu cấp chiến lược ở cơ quan của Đảng, Nhà nước”. 

Nghị quyết số 39-NQ/TW, ngày 17/4/2015 của Bộ Chính trị (khóa XII) “Về tinh giản biên chế và cơ cấu ngạch lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức” đánh giá: “Thi nâng ngạch công chức, viên chức chất lượng thấp, còn tình trạng để giải quyết chế độ, chính sách”. “Quyết tâm thực hiện tinh giản biên chế, nhưng không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao”. “Tiến hành đồng bộ với các hoạt động cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức,… Một việc chỉ giao cho một cơ quan chủ trì, chịu trách nhiệm chính, các cơ quan liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện”. “Tỷ lệ tinh giản biên chế được xác định theo từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, phù hợp với thực tế số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị”. “Từ năm 2017, thực hiện khoán hoặc hỗ trợ kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ được Đảng, Nhà nước giao”. “Cơ quan, tổ chức, đơn vị chỉ tuyển dụng số cán bộ, công chức, viên chức không quá 50% số biên chế cán bộ, công chức, viên chức đã thực hiện tinh giản biên chế và không quá 50% số biên chế cán bộ, công chức, viên chức đã giải quyết chế độ nghỉ hưu hoặc thôi việc theo quy định”.

Khái niệm vị trí việc làm được hiểu theo Luật Cán bộ, công chức là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, đơn vị. Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức. Theo Luật Viên chức thì vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng, là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập. Vị trí việc làm khác với vị trí công tác, đây là một từ dùng để phân loại công chức và bao gồm công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Cho nên, có vị trí việc làm do một người đảm nhận, có vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận và vị trí việc làm kiêm nhiệm. Phân nhóm công việc thì gồm: Công việc lãnh đạo, quản lý; công việc chuyên môn nghiệp vụ và công việc hỗ trợ, phục vụ.

Trong thực tế, nhận diện một vị trí việc làm như thế nào? Vị trí việc làm có công việc theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Vị trí việc làm có sản phẩm của công việc và có thể đo lường, đánh giá được việc hoàn thành công việc đó. Vị trí việc làm có khung năng lực để thực hiện các công việc biểu hiện bằng kiến thức, hiểu biết, kỹ năng và thái độ đối với công việc, phân biệt được với khung năng lực của các vị trí việc làm khác. Vị trí việc làm tương ứng với một ngạch công chức và có tên gọi.

Quá trình xây dựng vị trí việc làm của cơ quan, đơn vị chịu nhiều ảnh hưởng chi phối của một số yếu tố thường gặp như: Quan điểm, chủ trương của Đảng và pháp luật Nhà nước về đổi mới hoàn thiện chế độ công chức, công vụ; các quy định về quản lý cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan Đảng; đặc thù công tác của cơ quan, đơn vị sự nghiệp của Đảng; chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; chế độ làm việc, lề lối làm việc, quy trình chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc của cơ quan, quy chế phối hợp giữa các cơ quan; thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; mức độ hiện đại hóa công sở, phương tiện làm việc; kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị trong thời gian qua; vai trò của lãnh đạo, cấp ủy đảng và các tổ chức chính trị-xã hội trong cơ quan, đơn vị; thái độ của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với việc đổi mới cơ chế quản lý.

Xuất phát từ quan điểm, những yếu tố ảnh hưởng, tác động, việc xây dựng vị trí việc làm phải tuân thủ một quy trình chặt chẽ, trong đó phương pháp xác định vị trí việc làm chủ yếu là phương pháp tổng hợp, kết hợp phân tích tổ chức và phân tích công việc. Việc xác định vị trí việc làm bắt đầu thực hiện từ cấp phòng và tương đương. Xây dựng các quy định, quy chế để thực hiện quản lý công chức, viên chức theo mô hình vị trí việc làm dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật, quy định của Đảng và quy định, quy chế cơ quan, đơn vị. Phương pháp xác định vị trí việc làm tiến hành tuần tự theo 09 bước, cụ thể như sau:

Bước 1-thu thập, thống kê công việc. Tại biểu số 1A, đối với thống kê cá nhân, nội dung, nguyên tắc, kết quả thống kê các công việc thường xuyên, theo kế hoạch, giao thêm, phát sinh đột xuất, trong năm, giữa 02 nhiệm kỳ các sản phẩm công việc. Các biểu thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của cấp phòng (1B1), thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức có cấp phòng (1B2), thống kê nhóm công việc theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan (1B) nhằm phục vụ cho việc xem xét, rá soát phát hiện công việc, nhiệm vụ còn bỏ sót, hoặc chồng chéo trong tổ chức các cấp, hoặc công việc, nhiệm vụ cần điều chỉnh hoặc bổ sung cho tổ chức.

Bước 2-phân tích tổ chức với nội dung xác định sự chồng chéo hoặc bỏ trống trong phân công, thực hiện nhiệm vụ, công việc; điều chỉnh và bổ sung nhiệm vụ từng tổ chức. Các vị trí việc làm khi được xác định sẽ đảm bảo bao quát hết các nhiệm vụ, công việc theo chức năng của tổ chức.

Bước 3-phân nhóm công việc trong ban, phòng (biểu 2) thể hiện sự hình thành các nhóm công việc (1) lãnh đạo, quản lý; (2) chuyên môn, nghiệp vụ: (3) hỗ trợ, phục vụ. Phân mảng công việc để tập hợp các công việc có mối liên quan với nhau trong nhiệm vụ hoặc trong nhóm công việc cùng chức năng của tổ chức để hình thành từng mảng công việc theo một tiêu chí là sự thống nhất trong từng đơn vị. Ở đây có phân tích, so sánh mức độ phức tạp của từng công việc theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Mức độ phức tạp của từng công việc chuyên môn, nghiệp vụ tương ứng với tiêu chuẩn của ngạch hành chính: (1) nhân viên, (2) cán sự, (3) chuyên viên, (4) chuyên viên chính, (5) chuyên viên cao cấp. Tiêu chí mức độ phức tạp của từng công việc được thống nhất trong từng cơ quan, đơn vị.

Bước 4-thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, lao động là thống kê cả về số lượng và chất lượng tại thời điểm xây dựng vị trí việc làm; đánh giá thực trạng việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, lao động ở cơ quan, đơn vị.

Bước 5-xác định vị trí việc làm cho từng ban, phòng bằng cách kết hợp kết quả của (1) phân nhóm công việc, (2) mảng công việc, (3) độ phức tạp của công việc, xem xét các công việc có mức độ phức tạp như nhau để hình thành vị trí việc làm. Về cơ bản, các mảng công việc thuộc cùng một chức năng, nhiệm vụ hoặc một nhóm nhiệm vụ sẽ là cơ sở để tạo nên vị trí việc làm, từ đó hình thành danh mục vị trí việc làm thuộc các nhóm lãnh đạo, quản lý; chuyên môn, nghiệp vụ; hỗ trợ, phục vụ.

Khi xây dựng vị trí việc làm hoàn toàn không phụ thuộc vào việc có hay không có người đang đảm nhiệm vị trí đó. Khi thay đổi người đảm nhận vị trí việc làm, các thông tin về vị trí đó không thay đổi.

Vị trí việc làm là lãnh đạo, quản lý thường bao quát, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của tổ chức hay một số nhiệm vụ (hoặc chức năng); xây dựng kế hoạch, phân công, quản lý nhân lực, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của công chức dưới quyền,…trực tiếp (phụ trách) thực hiện một công tác chuyên môn cụ thể; chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của tổ chức.

Vị trí việc làm là chuyên môn, nghiệp vụ thường bao gồm các công việc (có cùng độ phức tạp) thuộc mảng công việc hoặc một số mảng công việc trong cùng một chức năng và thường sử dụng kiến thức, kỹ năng chuyên môn tương đối giống nhau.

Vị trí việc làm là hỗ trợ, phục vụ có thể phục vụ cho nhiều chức năng (nhiều nhóm nhiệm vụ) trong một phòng hay nhiều phòng nhưng chủ yếu về hành chính, quản trị và các hoạt động thực thi.

Bước 6-xác định khung năng lực cho mỗi vị trí việc làm (biểu 3). Năng lực là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, quan điểm, thái độ ứng xử, kinh nghiệm (chú trọng kinh nghiệm công việc tương tự đã làm và kết quả) cần thiết để thực thi, hoàn thành công việc. Khung năng lực là toàn bộ năng lực cần thiết để đảm đương thực thi, hoàn thành một vị trí việc làm. Khung năng lực của vị trí việc làm cấp trưởng của tổ chức sẽ bao gồm nhóm năng lực lãnh đạo, quản lý của cấp trưởng và nhóm năng lực của vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ có mức độ phức tạp công việc (tương ứng ngạch công chức) cao nhất trong tổ chức. Về cơ bản, các yếu tố năng lực phải được định lượng.

Bước 7-mô tả vị trí việc làm (biểu 3). Đây là công việc đòi hỏi khi viết phải suy nghĩ, tốn thời gian và công sức. Việc mô tả công việc, tiêu chí hoàn thành công việc, năng lực cần có càng chi tiết càng tốt. Mỗi vị trí việc làm phải có tên gọi thể hiện tính chất công việc, ngắn gọn nhưng đủ để có thời gian so sánh với vị trí việc làm khác. Khi viết mục tiêu vị trí việc làm cần mô tả khái quát mục tiêu, trách nhiệm tổng thể cuối cùng của vị trí việc làm đó, một số nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi một số vị trí việc làm. Tiêu chí hoàn thành công việc thể hiện ở số sản phẩm, thời gian hoàn thành, chất lượng, kết quả tác động, mức độ hài lòng,… Bản mô tả vị trí việc làm thuộc nhóm lãnh đạo, quản lý cần ghi kiêm công việc của một vị trí việc làm thuộc nhóm chuyên môn, nghiệp vụ trong ban, phòng (tùy phân công) và ghi năng lực chuyên môn của vị trí việc làm đó. Thông thường vị trí cấp trưởng là chủ trì công việc chuyên môn, nghiệp vụ có mức độ phức tạp công việc cao nhất trong tổ chức đó.

Bước 8-xác định cơ cấu công chức, tính số người cho mỗi vị trí việc làm. Việc xác định ngạch công chức cho từng vị trí việc làm phải căn cứ vào: (1) tiêu chuẩn ngạch công chức; (2) công việc và tỷ trọng mức độ phức tạp cao nhất của công việc, trong đó cấp trưởng thường có ngạch công chức cao nhất trong tổ chức đó. Xác định một vị trí công việc cần bao nhiêu người thực hiện phải trên cơ sở: (1) số lượng công việc, mức độ phức tạp của từng công việc; (2) quy trình công việc và đo lường kết quả đầu ra của công việc; (3) năng suất lao động trung bình của công việc và dự kiến năng suất lao động, quy trình công tác; (4) quy định thời giờ nghỉ ngơi, nghỉ phép, đào tạo, bồi dưỡng trong một năm; (5) kinh nghiệm của tổ chức trong việc sử dụng nhân lực; (6) tinh giản biên chế đến năm 2021 theo Nghị quyết số 39-NQ/TW.

Bước 9-thẩm định, hoàn thiện bản mô tả vị trí việc làm và tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cơ cấu ngạch, số lượng công chức của cơ quan. Để thực hiện bước cuối cùng này cần thành lập hội đồng thẩm định của cơ quan có cấp ban, phòng; xây dựng tiêu chí thẩm định; thẩm định và hoàn thiện các bản mô tả vị trí việc làm; lập danh mục vị trí việc làm (biểu 5); xây dựng Đề án vị trí việc làm của cơ quan (phụ lục 1)./. 

Bài, ảnh: Diệu Linh